Cómo ha solucionado el Grupo Al Traste la gestión de almacenes y recetas

El grupo de restauración Al Traste ha implementado una aplicación a medida realizada con la plataforma FileMaker que le permite ahora gestionar eficazmente los almacenes, las recetas, los costes y los inventarios, con funciones mejoradas y ampliadas, e incluyendo la migración de los datos de la antigua aplicación de Access. Esta es su historia.

Logo del grupo Al TrasteAdemás de una actividad de consultoría de restauración, el Grupo Al Traste explota los restaurantes de la cadena Al Traste Fun and Food, que cuenta con varios establecimientos en Barajas y Coslada (Madrid).

Como herramientas de gestión, el grupo contaba con TPVs en cada establecimiento y una aplicación de gestión en las en las oficinas centrales, desarrollada con Access in-house.

Decidido a mejorar su gestión, Al Traste encargó a la firma SmartCo el desarrollo de un nuevo GARCI, esto es, un Gestor de Almacenes, Recetas, Costes e Inventarios, que tuviera funciones mejoradas y ampliadas, e incluyera la migración de los datos de la antigua aplicación de Access.

Un mejor control de las compras

“Uno de los motivos de desarrollar una herramienta informática adicional a las tradicionales TPVs de hostelería es el de poder aplicar una estricta metodología de trabajo que permita al Grupo Al Traste planificar y controlar eficientemente toda la parte relacionada con las compras de los restaurantes”, explica Claudio Rubio, socio director de SmartCo. 

De este modo, en la nueva aplicación, desarrollada en FileMaker, todos los proveedores tienen asignados los artículos concretos con autorización para ser suministrados al grupo. Igualmente, se les asignan unos días determinados de la semana para entregar las mercancías, lo que a su vez condiciona el día y el turno para el conteo de artículos en almacén que sirve para generar los pedidos.

Cada restaurante sabe cada día qué proveedores harán su entrega y qué productos concretos tienen que entregar. Así evitamos aglomeraciones de comerciales haciendo una pre-venta en el momento más inoportuno, un goteo constante de repartidores, y se evita que nos coloquen artículos no solicitados”, señala David Sevillano, copropietario del Grupo Al Traste.

A cada producto, su ficha completa

Pantalla del nuevo gestor GARCI

Con la nueva aplicación, Cada restaurante sabe cada día qué proveedores harán su entrega y qué productos concretos tienen que entregar

En el módulo “artículos”  de la aplicación hay un registro de todos los productos que se utilizan en el Grupo Al Traste, desde los alimentos hasta los clips de la oficina. Para mantener los estándares de calidad y homogeneidad del Grupo, cada producto tiene asociado un proveedor concreto y sólo se pueden realizar pedidos de ese producto a ese proveedor concreto.

“En hostelería, para un mismo artículo, se manejan distintas unidades en función del proceso que se esté realizando. Así, por ejemplo, para el codillo el formato de compra es en cajas de 8 unidades, pero el proveedor factura en kilos; el formato de conteo es por unidades, pero el de consumo que se utiliza en la elaboración de la receta es nuevamente el kilo. Todo esto lo reflejamos en la ficha de cada producto, en donde se calculan automáticamente unos ratios de conversión que nos permiten automatizar muchos procesos”, señala Nacho Alas, socio de SmartCo. 

En esta ficha también se indican otros datos interesantes relacionados con el stock y los pedidos mínimos, así como el coste medio de la unidad en función de las últimas compras. Desde la ficha de cada artículo se tiene acceso a todos sus movimientos y sus conteos.

Otros módulos de la aplicación

  • Recetas: Se contemplan dos tipos de recetas: generales y las recetas base. Estas últimas son aquellas que forman parte de otras (por ejemplo, la salsa de tomate) y que se incorporarán como un producto más a la base de Artículos. Indicando los productos y recetas base que forman parte de una receta, así como sus cantidades, obtendremos el escandallo de costes y se podrán fijar márgenes de venta y coste y su precio de venta. Este módulo permite además hacer simulaciones modificando cantidades y artículos.
  • Compras: Desde este módulo de compras se gestionan los pedidos a proveedores, los albaranes de entrega (que son cotejados con los pedidos), las facturas recibidas y el inventario general.
  • Conteos: Son los recuentos periódicos señalados para cada día y turno que se realizan en función de los días y plazos de entrega de cada proveedor. A partir de cada conteo, del stock mínimo de cada producto, de las unidades mínimas de compra y del ratio de conversión de unidades de conteo a unidades de compra se generan automáticamente todos los pedidos agrupados por proveedor.
  • Ventas externas: Reflejan las ventas entre restaurantes, ya que hay recetas base o platos que se preparan en una única cocina y se distribuyen a los otros restaurantes o a otros establecimientos ajenos al grupo.
  • Servicios: Reflejan las ventas del área de consultoría del Grupo Al Traste, o la prestación de servicios del personal del grupo a terceros.
TPV en un restaurante Al Traste

En el módulo Ventas Aquí se vuelcan los datos de ventas diarios por turnos y el número de comensales a partir de los resúmenes de las TPVs

  • Ventas: Aquí se vuelcan los datos de ventas diarios por turnos y el número de comensales a partir de los resúmenes de las TPVs. “Optamos por no integrar los TPVs en el gestor GARCI puesto que ya habíamos realizado una fuerte inversión en ellas antes de conocer FileMaker, y además así se podía tener un doble control sobre los ingresos. Nos basta con tener los resúmenes para obtener todo tipo de informes desde GARCI”, explica Joaquín Sevillano.
  • Propinas: En este módulo se consignan todos los importes que se obtienen diariamente en concepto de propinas y el responsable de haberlas contado, para su posterior reparto entre el personal.
  • Informes: “Esta, tal vez, es la parte más importante de la aplicación, ya que permite al Grupo AT tener una radiografía exacta de la marcha de su negocio en cada momento, e incluso comparar dos periodos distintos” explica Claudio Rubio. El sistema proporciona informes de compras y gastos (por consumo y tipo de gasto, categoría y proveedor y ventas (comensales por día de la semana y ocupación, por día de la semana, RMA, ocupación…)
Los beneficios desde la implantación

Para el Grupo Al Traste, los principales beneficios, entre otros, que este gestor realizado en FileMaker aporta a su organización son los siguientes:

Una menor inversión de tiempo en la realización de tareas mecánicas y cotidianas, como son la realización de los pedidos, y sin embargo, aumentando la eficacia en la comunicación con los proveedores, la veracidad en la información, y no menos importante: una imagen profesional y sólida.

Una gran mejora en el seguimiento de los costes de los productos, que afectan a los escandallos de los platos, y que permiten tomar decisiones sobre las tarifas de venta de manera más rápida y rigurosa, minimizando el tiempo de reacción a las variaciones de costes, tan importantes hoy en día, en un mercado con márgenes tan ajustados.

Empleada del restaurante con una tablet

Los módulos de la aplicación pueden ser usados por miembros del equipo con casi ninguna experiencia en este tipo de sistemas

La forma de moverse por la solución ha reducido el tiempo de formación de los usuarios a apenas un par de horas, y su capacidad de gestionar usuarios ha hecho que módulos de la misma puedan ser usados por miembros del equipo con casi ninguna experiencia en este tipo de aplicaciones.

La mecánica de uso, junto a los informes que proporciona, hace posible tener información a tiempo real de la situación de cada uno de los locales donde está implantada la solución. Especialmente útil es el informe “Dashboard”, que permite de un vistazo ver las diferentes áreas de la actividad que afectan sobre el resultado de la misma.

La accesibilidad a la solución desde cualquier lugar, proporciona a los gerentes y supervisores de los establecimientos mayor libertad de actuación, al no tener que depender de una ubicación fija para la gestión de sus centros.

El hecho de estar desarrollado en FileMaker, y junto a Smartco, hace que esta solución tenga una proyección futura de adaptación a nuevas necesidades o demandas que plantee el mercado o los clientes, que con otras aplicaciones sería imposible, o muy difícil de acometer.

“Desde pequeños quisimos seguir los pasos de nuestro padre en el negocio tradicional porque asociamos un restaurante a un sitio donde la gente viene a pasar un rato agradable con familia y amigos y a nosotros nos encanta agradar a la gente”, explica David y Joaquín, los propietarios de este grupo de restauración familiar. “Pero para que esto suceda así, hay que planificar y controlar todos los aspectos del negocio, estandarizando procesos y calidades.

“Con la implementación de FileMaker hemos conseguido reducir el tiempo invertido en tareas mecánicas, y hemos mejorado en el seguimiento de costes de producto y en la toma de decisiones. Es una solución accesible, y el hecho de estar desarrollado en FileMaker hace tenga una proyección futura de adaptación a nuevas necesidades”, destaca el gerente del grupo de restauración, Joaquín Sevillano.

 


¿Quiere leer más artículos como este? Reciba gratis nuestro newsletter. ¡Suscríbase!


Escribe un comentario

*