El objetivo de toda compra es conseguir la mejor relación calidad precio para que la empresa obtenga el máximo posible a cambio de su dinero. Pero existen varios factores, a veces contradictorios entre sí, que se deben valorar al tomar decisiones de compra, explica el profesor Jordi Rosell en este artículo.

La calidad de los materiales y de los servicios que proporcionan los proveedores se debe sopesar a la luz de los costes de los productos.

Dichos costes no sólo incluyen el precio de compra del producto, sino también todos los costes adicionales de poner la comida en el plato, desde el desperdicio o la merma, de la que hablaremos en próximos posts, hasta el coste de la mano de obra necesaria para recibir, almacenar, distribuir, preparar y servir la comida.

Por otra parte, los factores a valorar en los servicios de los proveedores van desde la fiabilidad y uniformidad hasta los sistemas de entrega.

A continuación veremos un análisis detallado de cómo estudiar, analizar y sopesar dichos factores:

El departamento de compras debe responsabilizarse de:
• Determinar las necesidades del establecimiento en función de la oferta gastronómica de este.
• Escribir las especificaciones de compra.
• Proporcionar instrucciones para la utilización cruzada de productos, los productos de temporada, y los productos difíciles de conseguir.
• Guardar y revisar las ofertas de los proveedores.
• Informarse sobre los posibles proveedores.
• Negociar precios y condiciones con los proveedores
• Elaborar un contrato o una orden de compra.
• Asegurarse de que la entrega sea correcta.
• Recibir, almacenar y distribuir las mercancías según el procedimiento establecido (en algunas empresas esta función la realiza otra persona: el bodeguero, jefe de almacén o jefe de logística).
• Controlar su consumo por medio del control de inventario.

Es muy importante entender que es más fácil controlar los costes en el departamento de compras que en ningún otro sitio. El mejor punto de partida si se desea reducir costes es sin duda mejorar la eficacia en el departamento de compras

Básicamente, pero la función de un fefe de Compras es la de ahorrar dinero.

Una empresa puede obtener más beneficios ahorrando dinero o vendiendo más. Un euro que se ahorre en el coste incrementa el saldo de beneficios en un euro. Pero un euro más en ventas se reduce drásticamente por los costes de vender más.

Es muy importante entender que es más fácil controlar los costes en el departamento de compras que en ningún otro sitio.

Los costes de mano de obra con frecuencia son difíciles de reducir, debido a los sindicatos, a las leyes de salario mínimo y a la competitividad de los sueldos. Los costes generales suelen ser también difíciles de reducir, debido a los monopolios de la luz, el gas y a la escalada de los tipos de interés y de los precios de la propiedad o del alquiler.

Por tanto, el mejor punto de partida si se desea reducir costes es sin duda mejorar la eficacia en el departamento de compras.

Es muy importante, también, tener muy claro en la empresa que los contactos con los proveedores deben hacerse a través del departamento de compras. Si los vendedores se dirigen a alguien que no sea el encargado de esta función para asuntos de política de compras, el departamento o la gestión de esa persona resulta ineficaz y las políticas de la compañía o la empresa se debilitaran.

El departamento de compras debe ganarse el apoyo de la empresa por sus actuaciones con los proveedores, creando esto una base de confianza.
Estos temas y muchos se analizarán en el curso on-line de “Diplomado en Administración de Restaurantes” que iniciaremos el 1 de octubre y finalizará el 20 de diciembre, con una carga horaria de 240 horas lectivas.
 
Sobre el autor:
Jordi Rosell (El Vendrell [Tarragona], 1973) es diplomado en Turismo, graduado en Gestión de Actividades Hoteleras y posgraduado en Dirección y Organización de Empresas Hoteleras por la Universidad de Barcelona. En la actualidad compagina su actividad profesional en la empresa privada con la docencia de cursos de, entre otras temáticas, servicios de bar y cafetería, gestión económica en hostelería y operaciones básicas en establecimientos de restauración en diversos centros de formación de Valencia, Alicante y Castellón.