Desde el 12 de mayo está en vigor el Real Decreto Ley 8/2019 que obliga a todas las empresas a llevar a cabo un control horario de sus empleados. ¿Qué supone esta normativa? Estos son sus puntos clave, y recogemos diferentes soluciones en el mercado, desde apps a la biometría y centralitas virtuales para poder realizar el registro correctamente.

Tras la publicación en el BOE del Real Decreto Ley 8/2019, del 8 de marzo es obligatorio para las empresas españolas llevar un control de las horas de la jornada laboral de todos los empleados de la empresa.

El registro obligatorio del horario de los trabajadores debe incluir el horario exacto de inicio y finalización de la jornada realizada por cada trabajador. La norma requiere que la empresa conserve los datos consignados en los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La Inspección de Trabajo ya puede comprobar si las empresas cumplen la norma, y de no hacerlo se enfrentan a sanciones graves que pueden verse duplicadas si su incumplimiento es reiterado.
El Real Decreto no especifica, sin embargo, la manera en la que debe aplicarse este control, que deja en manos de la negociación entre los empresarios y trabajadores, pero sí recoge el mandato de registrar “el horario concreto” del comienzo y el fin de la jornada de los trabajadores.

La norma requiere que la empresa conserve los datos consignados en los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

De este modo la Inspección de Trabajo tendrá constancia de las horas reales realizadas por todos los empleados, con lo que se evitarán fraudes y abusos; mientras que para el empresario la nueva normativa será una oportunidad para mejorar la productividad y llevar un control del absentismo laboral.
¿Qué sistema emplear para el registro? El tipo de sistema es de libre elección para la empresa, siempre que garantice la fiabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día, la hora de inicio y de finalización de la jornada. El registro puede ser “manual, con una firma de los trabajadores en la hora de inicio y salida; o electrónico, a través de huella dactilar, fichando con una tarjeta, con una app móvil”. Ojo: los cuadrantes horarios, horarios o calendarios no se consideran un registro de jornada. Las empresas tendrán que cuidar, además, el tratamiento de datos personales.
Pero no todo es tan sencillo. La ley no contempla cómo registrar la jornada de las personas con horarios muy flexibles o que no siempre están en el centro de trabajo (comerciales, teletrabajo, trabajadores en el extranjero…). Otro problema que puede darse con algunos métodos de registro electrónico es el de la protección de datos de los empleados y la garantía de su intimidad y privacidad.
En cualquier caso, un inspector puede solicitar en cualquier momento el histórico de los registros horarios; el no tenerlos o tenerlos mal cumplimentados pueden suponer una multa de entre los 626 y los 6250 € por centro de trabajo, según el número de trabajadores y/o del volumen del negocio.

Diferentes soluciones para el registro de horarios

Un sistema diseñado por hosteleros para hosteleros
En Chiringuito Los Pinares, un establecimiento situado en la playa de Cabanas (A Coruña), pionero en implantar innovaciones hosteleras, se adelantaron a la ley y desde hace varios meses utilizan un sistema propio, diseñado ad-hoc por una joven startup gallega, pensado por y para hosteleros. Se basa en una aplicación web a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet (TPV, tablet, móvil…); los empleados entran la misma y con un código personal registran en un segundo sus entradas y salidas, descansos e incidencias incluidas.

El establecimiento registra fácilmente a los empleados cuando aumenta la plantilla o requiere extras. «Es un sistema rápido, fiable, con trazabilidad y probado por nosotros», explica José Manuel Saavedra, gerente y alma mater de Los Pinares. «Estamos muy contentos; el sistema carece de fallos y todos los datos están encriptados punto a punto; eso quiere decir que están seguros entre el servidor que los soporta y el cliente: no se pueden interceptar. Los empleados están encantados, no les cuesta nada usar la app».  La plataforma, por su parte, genera informes y cumple todos los requisitos de la nueva ley.
Actualmente está en fase de pruebas en Los Pinares, pero en verano se lanzará la web de la aplicación y podrán acceder a sus servicios los numerosos establecimientos de hostelería que están interesados; de hecho sus creadores ya están trabajando en mejoras continuas, como por ejemplo dotarla de geolocalización para los trabajadores del sector delivery. El precio por uso será muy módico: en torno a los 10 euros al mes. Más info en edgarsd[a]gmail.com.
Biometría
Otra opción interesante para el registro obligatorio de la jornada laboral es la biometría. La instalación de sistemas biométricos de control de presencia en las empresas «es la única llave que no se puede falsificar, copiar o perder”, señala Nuño Azcona, director general de B+Safe, compañía especializada en soluciones de seguridad. “Además de mejorar la gestión de personal ofrece máxima fiabilidad y permite automatizar el cumplimiento de la nueva obligación, evitando errores y sanciones».
Habitualmente la biometría se asocia sobre todo a la seguridad del acceso, pero también tiene un papel importante como herramienta de gestión, al permitir calcular ratios de personal, gestionar horarios, alta y bajas de personal y calendarios laborales ,con fiabilidad y eficiencia.
Hay dos tipos de soluciones en el uso de lectores biométricos. Por un lado, lectores que facilitan el control de acceso, y por otros lectores que ayudan en la gestión de presencia/fichaje. Dichas soluciones pueden ser complementarias y B+Safe ofrece con un servicio integral de instalación, configuración y mantenimiento. El más común de los lectores biométricos es el lector de huella dactilar, y el lector Optima ID de B+Safe, de fabricación europea, “dispone de la mejor y más fiable lente del mercado y un software de fácil uso adaptado a cada sector”, explica Nuño Azcona.

Aplicación móvil o web

De una forma muy sencilla, la solución de Iristrace permite crear una plantilla de control horario, crear un usuario a todos los empleados, y registrarse a través de cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenador. No hay que invertir en equipos físicos o maquinaria de fichaje.
La aplicación móvil o web de Iristrace es de un uso sencillo: los empleados acceden con su usuario privado a la aplicación e indican que acaban de llegar. A su salida entran en la aplicación e indican que han finalizado su jornada. El hostelero puede visualizar todos los registros desde su panel de control o descargar la información en Excel cuando la necesite.
El registro horario es 100% fiable, ya que en Iristrace la fecha y la hora de los registros no se pueden modificar, quedando registrada la hora real de entrada y salida de cada empleado. La app genera además avisos, a través de un correo electrónico, que permiten saber si algún trabajador no ha finalizado su jornada o cualquier incidencia.
Solución en la nube: centralita virtual

Masvoz, compañía especializada en servicios de comunicación para empresas en la nube, presenta su nueva solución que permite la gestión del control horario sólo con una llamada. El trabajador sólo tiene que llamar a través de la Centralita Virtual de masvoz a la extensión de entrada o de salida para que el sistema lo registre. Según cada modalidad el sistema funciona así:

• Trabajo presencial: el empleado sólo debe marcar desde su propia extensión el número corto de la extensión de registro de jornada, e introducir su código personal para que el sistema lo identifique. Después ha de seleccionar en el menú la opción de entrada o salida, según corresponda. Una vez la llamada esté registrada, el propio sistema informa al trabajador y corta la llamada.
• Trabajo a distancia: el empleado debe llamar a un número 900 que se le habrá facilitado, en el que se identificará mediante un código personal asignado previamente por la empresa. Después seleccionará en el menú la opción que corresponda (entrada o salida). Una vez esté registrada, el propio sistema informa al trabajador y corta la llamada.

“Queremos brindar ayuda a las empresas ofreciéndoles un sistema de gestión del tiempo que les permita cumplir con la ley y que al mismo tiempo no suponga ningún trastorno en cuanto a funcionamiento, instalación e inversiones”, explica Alfred Nesweda, CEO de Masvoz.

App gratuita

OpenKM  ha desarrollado una funcionalidad de control horario asociado a OpenKM, una solución gratuita y sencilla dedicada al registro horario para ayudar a las empresas en esta nueva obligación.
La nueva solución planteada por OpenKM es multiplataforma, por lo que puede ser instalada en un PC, smartphone o tablet. Con ello, se pretende adaptar esta herramienta a aquellas personas que trabajan fuera del centro de trabajo como comerciales, técnicos, etc., o bien a aquellos que teletrabajan.
¿Le han interesado estas soluciones?
Este vídeo de Hostelería Madrid resume las claves de la implantación del registro horario en la hostelería:

Hostelería de España pide adaptaciones

¿Qué opina el sector hostelero ante el nuevo decreto? Desde la patronal Hostelería de España señalan que el registro de horario de la jornada laboral «supone dificultades para las empresas, entre ellas, las del sector hostelero, que tienen que desarrollar un mecanismo de control de horas de trabajo y la implantación de un nuevo sistema hasta ahora desconocido, salvo en el caso de las horas extra».
Puesto que las horas horas extra son una realidad en la hostelería por la gran diferencia de carga de trabajo entre temporadas o días de la semana, la federación de hosteleros opina que «antes de implantar esta norma, sería necesario un periodo de adaptación para la negociación y el ajuste de algunos convenios colectivos, así como, la definición del tiempo de trabajo efectivo, las pausas, el tiempo de descanso o la comida dentro de la jornada».
Por ello Hostelería de España solicita al Ministerio de Trabajo «la posibilidad de excepciones o adaptaciones específicas a la naturaleza del sector hostelero» y propone la eliminación/ampliación del límite anual de 80 horas extraordinarias. También creen necesario generalizar la aplicación de jornada de cómputo anual y la distribución irregular de la misma.