Con el fin de mejorar la gestión de los procesos de compras, el grupo hotelero ha optado por las soluciones de Economitza y Voxel para optimizar este proceso, pudiendo llegar a ahorrar 50.000 hojas de papel en los próximos 5 años.
Grupo Hesperia ha elegido a Economitza y Voxel para digitalizar sus procesos de compra y administración. El proceso supone modificar una actividad que antes era básicamente manual y convertirla en un proceso automatizado y digitalizado, que permite ganar eficiencia en tiempo y ahorrar el consumo de papel.
Hesperia confió sus compras en una primera fase a la gestora Economitza, a través de su e-market, para crear su base de datos de productos y proveedores. Con la gestora, la hotelera fue capaz de gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda esta información en su sistema de planificación de recursos empresariales.
Y para completar el proceso de digitalización, al igual que está haciendo el Grupo Palladium, optó por plataforma de facturación electrónica de Voxel, Bavel, para digitalizar el proceso administrativo. Bavel se integró con el e-market de Economitza y con todos los proveedores para transmitir las facturas electrónicas, creando un flujo automático. El e-market concilia la factura con el pedido e integra toda la información en el ERP de Hesperia. De este modo, se alcanza un proceso 100% digitalizado y optimizado.
Buenos resultados
En los primeros seis meses desde la puesta en marcha del nuevo sistema se han procesado más de 5.000 facturas automáticamente, simplificando significativamente los procesos asociados a los pedidos de los proveedores y las facturas de sus 23 hoteles. El grupo ha logrado un ahorro de 1.200 horas al año en gestión de procesos.
En la actualidad Hesperia ya ha digitalizado las transacciones con más de 50 proveedores y prevé alcanzar los 160 proveedores a lo largo de 2022, lo que supone más del 50% de su volumen de operaciones en la contabilzación de facturas.
Para la siguiente fase del proyecto, Hesperia volverá a confiar en Voxel para el desarrollo e implementación de albaranes electrónicos y el envío digital de pedidos, a fin de conseguir un proceso libre de papel en todas su etapas. Tras solo medio año en funcionamiento, la hotelera ha conseguido desmaterializar más de 5.000 facturas, y 5 años, el ahorro podría llegar a ser de mínimo 50.000 hojas de papel.
Javier Carazo, director de Recursos de Hesperia, subraya “la importancia del ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra, pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta”. Asimismo, también destaca que este proyecto se ha puesto en marcha «en un tiempo récord. La coordinación de los tres equipos ha sido clave. Estamos muy satisfechos y listos para seguir digitalizando procesos con nuestros partners».
Por su parte Ángel Garrido, CEO de Voxel, declara que “La digitalización y optimización de los procesos administrativos en los negocios de hostelería es clave para que estas empresas puedan crecer exponencialmente y expandirse de manera sostenible. Nuestras soluciones están diseñadas para grandes cadenas, como Hesperia, pero también para negocios medianos y pequeños”.
