¿Conocen las empresas cómo planificar un viaje de negocios para sus empleados de forma efectiva? En este artículo se recogen algunas de las principales claves a tener en cuenta.

A la hora de plantearse cómo planificar un viaje de negocios eficaz hay diversos aspectos que deben tenerse en cuenta. Además de ofrecer mejores condiciones de viaje a los empleados, permitirán reducir los riesgos de accidentes laborales u otros inconvenientes durante estos desplazamientos, que no solamente implican costes extras para la empresa, sino que también pueden afectar a la seguridad de los trabajadores.

En este sentido, según el 2023 Global Business Travellers Report (un estudio elaborado por SAP Concur en asociación con Wakefield Research a casi 4.000 viajeros corporativos y 700 gestores de viajes de 25 países, entre ellos España), el 47% de los encuestados de este país se manifestó a favor de mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Así mismo también resaltaron la necesidad de acceder a políticas de reserva más flexibles y abiertas, y la importancia de disminuir el impacto ambiental.

Cómo planificar un viaje de negocios: seis claves a tener en cuenta 

Una adecuada planificación de un viaje de negocios es crucial para que los empleados puedan moverse forma segura a su destino y que la empresa pueda mantener un mayor control en lo que respecta a gastos implicados y todos los aspectos clave para poder conseguir los objetivos deseados.

He aquí algunas recomendaciones que facilitan la planificación de un viaje de negocios:

1.   Tener un registro de los gastos del viaje

Uno de los principales aspectos a tener en cuenta sobre cómo planificar un viaje de negocios es mantener un registro de los gastos de viaje, y saber si se dispone de un flujo de caja que permita cubrir gastos extras o que no estaban definidos en el presupuesto del viaje.

Para elaborar de forma adecuada un presupuesto sobre los gastos del viaje ha de tenerse en cuenta el cash flow de la empresa, es decir, su capacidad qpara generar liquidez y asumir los diversos gastos que puedan ir surgiendo. Se puede conocer más información al respecto en este enlace.

En cuanto a los principales gastos de viaje que se debe incluir en un presupuesto, son los siguientes:

• Compra de billetes de avión, tren o autobús, así como el pago de alquiler de autos, taxis o transporte, entre otros.
• Costes de alojamiento, alimentación y comunicación.
• Pago de seguros de asistencia al viajero.

2.   Comprar una eSIM

En lo que concierne a cómo planificar un viaje de negocios, es importante comprar una eSIM para tu aventura en España, si es que además de realizar las actividades de negocios planificadas, los viajeros desean conocer lugares nuevos durante este viaje.

Asimismo, esta alternativa permitirá a los empleados mantenerse conectados a Internet de un modo seguro durante su estancia en el país, ya sin poner en en riesgo los datos financieros o personales que manejen.

Al utilizar una eSIM los empleados no tendrán que acceder a redes wifi de dominio público, con las que pueden ser víctimas de diferentes tipos de ciberdelitos por la falta de seguridad de estas conexiones.

Algunas de las principales ventajas que ofrecerá el uso de una eSIM en un viaje de negocios a España u otros países son las siguientes:

• No hay que asumir costes por roaming.
• El disponer de datos ilimitados durante el tiempo que se utilice la eSIM.
• El poder crear una red wifi con el smartphone para conectar diversos dispositivos.

3.   Definir los objetivos del viaje

Definir los objetivos del viaje contribuirá a que se puedas saber cuál es la relación coste – beneficio del viaje. Conviene evaluar si se gastará más dinero del que se va a obtener por el viaje, o viceversa.

Para ello, hay que analizar el objetivo del viaje, determinando cuál será el retorno de inversión (ROI) del mismo, es decir, si este ofrecerá los beneficios que la empresa se ha planteado, ya sea en el plano económico, de autoridad de marca o o de networking con directivos o empresas del sector que pueda contribuir al crecimiento de la compañía-

Estas son algunas preguntas a tener en cuenta a la hora de definir los objetivos del viaje:

• ¿Cuál es el propósito de este viaje de negocios?
• ¿Cuáles son los objetivos que la empresa pretende alcanzar?
• ¿Quiénes son las personas clave que se van a conocer durante el viaje?

4.   Reservar alojamiento

Reservar el alojamiento es una de las tareas clave en la planificación de un viaje. Es importante elegir un hotel cuya página web cumpla con las leyes de protección de datos de los usuarios de Europa y España.

En el siguiente enlace se pueden conocer algunos ejemplos de políticas de privacidad para poder elegir de manera adecuada un hotel con un sitio web confiable.  

En este sentido, hay que recordar lo importante que es acceder a sitios webs seguros, sobre todo si serán usados con fines comerciales y si se realizan los pagos en el hotel de modo on-line, ya que se está proporcionado información financiera clave, tal como los datos de tarjetas

Estas son algunas recomendaciones a la hora de hacer la reserva y pago on-line en un alojamiento de forma segura;

• Leer las valoraciones on-line que han hecho usuarios y clientes de los hoteles, para elegir un alojamiento con una buena reputación digital y muchas reseñas positivas. Así habrá menos probabilidades de ser víctima de algún ciberdelito o fraude financiero.
• Asegurarse de que el sitio web comience con https:// en vez de http://. Este además debe tener en la barra de direcciones el ícono de un candado, garantía de que posee un certificado de seguridad válido.
• Revisar las prestaciones del alojamiento, teniendo en cuenta aspectos como las acciones de innovación para el hotel, al igual que las comodidades y beneficios que pueden ofrecer a los empleados durante su estancia. Además, hay que tener en cuenta sus políticas de cancelación antes de escogerlo.

5.   Contratar un seguro de asistencia al viajero

A la hora de planificar un viaje se debe contratar a un seguro de asistencia al viajero para ofrecer a los empleados diversos beneficios en caso de que se produzca algún tipo de imprevisto durante el viaje

Además de tranquilidad, este seguro va a ofrecerles ventajas en lo que se refiere a incidencias como la pérdida del equipaje o la necesidad de un reembolso por cancelación de viaje por motivos como enfermedades, desastres naturales o muerte de un familiar, entre otros.

Un seguro de asistencia al viajero ofrece beneficios como:

• Atenciones médicas (cirugías, consultas médicas y hospitalizaciones).
• Evacuaciones médicas de emergencia en el caso de que haya que trasladar a los empleados para que puedan recibir atención médica.
• Repatriación al país de origen en situaciones de extrema gravedad.

6.   Preparar el material de trabajo

La preparación de las reuniones que se harán durante el viaje es paralela a la organización de material de trabajo, y es necesario tener definido claramente cuáles son los diferentes elementos que se utilizarán durante el viaje (ordenadores, móviles, agendas, documentación…).

He aquí unos consejos básicos para preparar de manera efectiva el material de trabajo:

• Elaborar una lista de verificación con todos los documentos y equipos electrónicos que se requerirán en el viaje.
• Centrarse en los materiales que utilizarás en las reuniones como contratos, informes, presentaciones, propuestas—
• Llevar copia de seguridad digital en la nube de todos los documentos importantes que se utilizarán durante el viaje.

La planificación de un viaje de negocios debe ir alineada con estrategias precisas

Uno de los aspectos a tener en cuenta sobre cómo planificar un viaje de negocios es la propia transformación digital en la hostelería, optando por un hotel innovador donde ofrezcan comodidad y seguridad digital a los usuarios, cumpliendo con las normativas establecidas en las leyes de protección de datos.

Así mismo, es importante elaborar una planificación en la que también se tengan en cuenta factores como los gastos de viaje; el uso de una tarjeta eSIM como alternativa de conexión a Internet (y que reduce de forma significativa los riesgos en materia de seguridad digital), y la contratación de un seguro de asistencia al viajero.

Esperamos que este artículo facilite la planificación de viajes de negocios para que puedan convertirse en experiencias exitosas que contribuyan al crecimiento de la empresa.

Sobre la autora

Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de cincoaños de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas.
Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.